Finanzdepartement
‍Dienststelle Immobilien

Stadthofstrasse 4
6002 Luzern
Telefon 041 228 51 00
immobilien@lu.ch
immobilien.lu.ch

Standort

Projekt

ID-Nummer

Projektpflichtenheft

Versionenkontrolle

Version	Datum	Verantwortlicher	Bemerkung

Inhaltsverzeichnis

1.	Zweck des Dokuments	2

1.1	Verbindlichkeit	2

1.2	Freigabe / Aktualisierung	2

1.3	Projektbeteiligte	2

1.4	Grundlagen	2

1.5	Mitgeltende Unterlagen	2

1.6	Verteilschlüssel	2

2.	Auftrag	2

2.1	Ausgangslage	2

2.2	Projektziele	2

2.3	Rahmenbedingungen	2

2.4	Projektbeschrieb	2

2.5	Kosten	2

2.6	Termine	2

2.7	Abhängigkeiten von/zu anderen Projekten	2

2.8	Projektabgrenzung	2

2.9	Risiken	2

3.	Organisation	2

3.1	Projektorganisation	2

3.2	Aufgabenbeschrieb	2

3.2.1	Allgemeines	2

3.2.2	Auftraggeber	2

3.2.3	Baukommission	2

3.2.4	Kernteam	2

3.2.5	Projektleitung Bauherr	2

3.2.6	Projektleitung Nutzer	2

3.2.7	Projektleitung Betrieb	2

3.2.8	Projektleitung Bau	2

3.3	Information und Kommunikation	2

3.3.1	Allgemeines	2

3.3.2	Einladungen Baukommission / Auftraggeber	2

3.3.3	Protokollführung	2

3.3.4	Mailverkehr	2

3.4	Qualität – Qualitätsmanagement	2

3.4.1	Projektbezogenes Qualitätsmanagement PQM	2

3.4.2	Qualitätssicherung	2

4.	Anforderungen	2

4.1	Grundlagen / Standards	2

4.2	Konzeptionelle Anforderungen	2

4.3	Technische Anforderungen	2

5.	Anhänge	2

5.1	Funktionsdiagramm	2

5.2	Sitzungswesen	2

5.3	Adressverzeichnis	2

5.4	Dokumentenverzeichnis	2

Zweck des Dokuments

Verbindlichkeit

Das vorliegende Projektpflichtenheft dient als Grundlage für eine geordnete Projektabwicklung. Es regelt die baulichen sowie organisatorischen Grundsätze und ist für alle am Projektbeteiligten verbindlich. Es ergänzt projektbezogen das Planerhandbuch kantonale Hochbauten der Dienststelle Immobilien.

Freigabe / Aktualisierung

Das Projektpflichtenheft wird durch die Baukommission genehmigt. Zu Beginn jeder Projektphase wird das Projektpflichtenheft überprüft, aktualisiert und falls erforderlich ergänzt. Für die Pflege bzw. Aktualisierung ist die Projektleitung Bauherr verantwortlich. Die Freigabe von Aktualisierungen erfolgt durch die Baukommission.

Projektbeteiligte

Auftraggeber	Kanton Luzern
Bauherr	vertreten durch die Dienststelle Immobilien
Nutzer
Betrieb
Planung

Grundlagen

Als Basis für die Bearbeitung des Projektes liegen folgende Grundlagen vor:

Kredit / Ausgabenbewilligung

Projektauftrag IMMO

Machbarkeitsstudie / Wettbewerb

Mitgeltende Unterlagen

Zum vorliegenden Pflichtenheft gelten, nebst den gültigen Normen, Richtlinien und gesetzlichen Vorschriften, folgende Unterlagen als verbindlich:

Planerhandbuch kantonale Hochbauten (23.033W) der Dienststelle Immobilien

Vorgabe Raumkonzepte und Ausbaustandard Verwaltung (22.004W) der Dienststelle Immobilien

PQM mit den Dokumenten der Dienststelle Immobilien

weitere

Verteilschlüssel

Folgende Personen erhalten ein Projektpflichtenheft; weitere werden durch die Projektleitung Bau verteilt:

Auftraggeber (bei Bedarf)

Baukommission

Kernteam

Nutzer

Betrieb

Planer

weitere

Auftrag

Ausgangslage

Projektgegenstand, Charakterisierung und Beurteilung des Ist-Zustands, Vorgeschichte

Projektziele

Produkt- und prozessbezogene Ziele: Funktion, Termine, Kosten, Ästhetik, Aufbau- und Ablauforganisation, Mitteleinsatz, etc.

Rahmenbedingungen

Rahmenbedingungen bezüglich Betrieb (interne Organisation, Sicherheit), Gesetz, Verordnungen, Normen, interne Richtlinien, Standort (Grundstück, Lage, Erschliessung), Ver- und Entsorgung (Medien), bestehende Bausubstanz (bei Sanierungen und Umbauten)

Projektbeschrieb

Kurzbeschrieb der angestrebten Projektergebnisse und des erwartenden Projektnutzens

Kosten

Investitionskosten (Investitionsplanung), Finanzierung, Betriebskosten

Termine

Vorgehensplanung (Projektierung, Bewilligung, Realisierung), Ecktermine, Meilensteine

Abhängigkeiten von/zu anderen Projekten

Einflussfaktoren, Projektvoraussetzungen

Projektabgrenzung

Leistungen / Bereiche die nicht zum Projekt gehören

Risiken

Risiken gemäss Projektauftrag (siehe auch PQM)

Organisation

Projektorganisation

Auftraggeber Planer und Unternehmer Betrieb Projektleitung Betrieb PL Betrieb Nutzer Projektleitung Bau PL Bau Projektleitung Nutzer PL Nutzer Projektleitung Bauherr PL Bauherr Baukommission

Kernteam

Aufgabenbeschrieb

Allgemeines

Die Aufgabenbeschriebe dienen als Grundlage für eine geordnete Projektabwicklung. Die Aufgabenbeschriebe regeln die Zielsetzung, die Aufgaben und die Kompetenzen der wichtigsten Stellen mit Führungsaufgaben. In den folgenden Aufgabenbeschrieben werden nur die wesentlichsten Tätigkeiten aufgeführt.

Das Funktionsdiagramm im Anhang zeigt in übersichtlicher Form, wie die Stellen der Projektorganisation bei der Lösung einzelner Projektaufgaben mitwirken.

Auftraggeber

wird periodisch über den Projektverlauf und Projektstand informiert

entscheidet auf Antrag der Baukommission

entscheidet über Differenzen in der Baukommission

Baukommission

Die Baukommission ist das strategische Koordinations- und Entscheidungsorgan, welches die Anliegen der Projektpartner koordiniert, aufeinander abstimmt und entscheidet.

trägt die Gesamtprojektverantwortung (Nutzung, Qualität, Kosten, Termine, Organisation)

genehmigt das Projektpflichtenheft (organisatorische, betriebliche und bauliche Projektvorgaben)

genehmigt Vor-, Bau- und Ausführungsprojekt

gibt die Bearbeitung der nächsten Phase frei

entscheidet abschliessend über Konzept- und Projektänderungen innerhalb der Projektvorgaben

genehmigt die periodischen Statusberichte, Finanzrapporte und Terminpläne

bereitet übergeordnete Entscheide zuhanden des Auftraggebers vor

genehmigt das Informationskonzept

die Mitglieder orientieren periodisch ihre vorgesetzten Stellen

genehmigt die Bauabrechnung

führt Protokoll über ihre Beratungen und Beschlüsse

Kernteam

Das Kernteam ist das operative Hauptorgan der Projektorganisation.

überwacht die Einhaltung der Projektvorgaben

prüft Ablauf- und Terminpläne

entscheidet innerhalb der bewilligten Projektvorgaben und genehmigten Bauphasen über betriebliche und bautechnische Spezifikationen

überwacht den periodischen Statusbericht und Finanzrapport

genehmigt Inbetriebnahme und Betriebsübergabe

stellt Anträge an die Baukommission

führt über seine Beratungen und Beschlüsse Protokoll

Projektleitung Bauherr

leitet das Gesamtprojekt

stellt die Koordination aller Projektbeteiligten sicher

gewährleistet den projektinternen Informationsfluss unter allen beteiligten Personen

erstellt die Projektpflichtenhefte

überwacht die Einhaltung der Projektvorgaben

definiert und überwacht das Projektcontrolling

ist verantwortlich für den periodischen Statusbericht und Finanzrapport

koordiniert und führt die Sitzungen des Kernteams

bereitet, in Absprache mit dem Vorsitzenden der Baukommission, die Sitzungen der Baukommission vor

nimmt beratend an den Sitzungen der Baukommission teil und protokolliert die Entscheide

Projektleitung Nutzer

koordiniert alle beteiligten Nutzer

stellt den Informationsfluss zu den Nutzenden sicher und ist Mitglied des Kernteams

klärt den Nutzerbedarf

erstellt das Nutzungskonzept

erteilt Aufträge an Nutzer

unterstützt die betrieblichen Beschaffungen

koordiniert und unterstützt die Umzüge

hat keine direkten Weisungsbefugnisse an Planer und Unternehmer

nimmt nach Bedarf beratend an den Sitzungen der Baukommission teil

Projektleitung Betrieb

koordiniert alle beteiligten betrieblichen Fachbereiche

stellt den Informationsfluss zu den Betreibenden sicher und ist Mitglied des Kernteams

klärt den betrieblichen Bedarf

erarbeitet das Betriebskonzept

erteilt Aufträge an die betrieblichen Fachbereiche

unterstützt die betrieblichen Beschaffungen

koordiniert die Abhängigkeiten mit anderen betriebsinternen Projekten

koordiniert und unterstützt die Bauübergabe und Inbetriebnahme

hat keine direkten Weisungsbefugnisse an Planer und Unternehmer

nimmt nach Bedarf beratend an den Sitzungen der Baukommission teil

Projektleitung Bau

trägt die Planungs- und Ausführungsverantwortung (Termin, Kosten, Qualität, Organisation)

koordiniert alle beteiligten Planer und Unternehmer

ist verantwortlich für den Informationsfluss unter allen beteiligten Planern und Unternehmern und ist Mitglied des KT

stellt die Einhaltung der Projektvorgaben sicher

ist verantwortlich für die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften, Richtlinien, Vorgaben

stellt die Einhaltung der bautechnischen, ökologischen und energetischen Standards sicher

ist verantwortlich für die Durch- und Nachführung des PQM

ist verantwortlich für die Einhaltung des Planerhandbuch kantonale Hochbauten

stellt die Einhaltung der vorgegebenen CAD-Richtlinien sicher

nimmt beratend an den Sitzungen der Baukommission teil

ist verantwortlich für die Protokollführung und das Berichtswesen

Information und Kommunikation

Allgemeines

Die erforderlichen Projektinformationen an Dritte und die Öffentlichkeit (die Verbreitung von Presseinformationen, Texten, Bildern und Plänen, etc.) wird durch die Dienststelle Immobilien wahrgenommen. Die Planer werden gegebenenfalls zur Unterstützung beigezogen.

Die Projektleitung Bauherr stellt die Information der Baukommission und des Kernteams sicher.

Innerhalb des Planungsteams und der Unternehmer stellt die Projektleitung Bau die Informationen aller Beteiligten sicher.

Die Projektbeteiligten verpflichten sich, alle projekt- und auftragsbezogenen Informationen vertraulich zu behandeln.

Einladungen Baukommission / Auftraggeber

Zuständig ist die Dienststelle Immobilien. Die Projektleitung Bauherr definiert die Traktanden und spricht sie mit dem Sitzungsleiter ab.

Protokollführung

Die Projektleitung Bau ist für das Erstellen sämtlicher Protokolle (exkl. Baukommission) zuständig. Es gilt der Grundsatz: „keine Sitzung ohne Einladung und Protokoll“. Einladungen und Absagen von Sitzungen haben rechtzeitig zu erfolgen und sind mit dem Vorsitzenden abzusprechen.

Die Protokolle sind spätestens 10 Arbeitstage nach der Sitzung allen im Verteiler aufgeführten Personen zu zustellen. Die Protokolle sind nach Gremien getrennt zu führen und zu bezeichnen (Projekt, Sitzung, Protokoll-Nr., Datum, Zeit, Ort, Teilnehmer- und Verteilerverzeichnis, Traktandenliste). Die Protokolle sind vor dem Versand vom Sitzungsleiter genehmigen zu lassen.

Mailverkehr

Für ein effizientes Arbeiten im Mailverkehr gelten folgende Grundsätze:

Projekt und Thema sind in Betreffzeile zu erwähnen

pro Mail nur ein Thema behandeln (in der Regel)

Keine CC-Adressen / Ausnahmen vorbehalten

weitere Details sind im Projektteam zu regeln

Qualität – Qualitätsmanagement

Projektbezogenes Qualitätsmanagement PQM

Für den systematischen Aufbau und die Überwachung der Projektanforderungen wird ein projektbezogenes Qualitätsmanagement PQM nach den SIA Grundsätzen Merkblatt 2007 „Qualität im Bauwesen“ geführt.

Das PQM ist das dynamische Steuerungsinstrument für den Bauherrn und den verantwortlichen Planungsleiter (Projektleiter Bau). Das PQM soll alle Projektbeteiligten unterstützen, Arbeit von hoher Qualität zu leisten. Qualität bedeutet für uns, die Erfüllung aller vereinbarten Forderungen.

Ziele und Aufgaben des PQM:

unterstützen und sicherstellen der Zielerreichung

sicherstellen der Prozessqualität im gesamten Projektablauf

klare Zuweisung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Projektrisiken und Chancen frühzeitig erkennen und beherrschen

Qualitätssicherung

Mit dem Projektauftrag und der Festlegung der Projektanforderungen leitet die Projektleitung Bauherr das PQM ein. Aufbau und Umsetzung des PQM ist unter der Leitung der Projektleitung Bau, Aufgabe aller am Projekt beteiligten Planer und Unternehmer.

Die Projektleitung Bau erstellt die notwendigen Unterlagen für das gesamte Qualitätsmanagement. Sie ist für deren Einhaltung und laufende Aktualisierung verantwortlich. Für das PQM kann der Planer eigene Vorlagen verwenden. Die IMMO stellt nachfolgende Weisungen und Hilfsmittel für die Umsetzung des PQM zur Verfügung:

Bau-Projektbezogenes Qualitätsmanagement PQM (23.717W)

Projektpflichtenheft (23.711V)

Lenkungsplan (23.713V) mit Risikoanalyse und Massnahmen

Massnahmen- und Beschlussliste (23.714V)

Prüf- und Kontrollplan (23.715V). Dieser ist vor der Realisierung, zum Zeitpunkt der Ausschreibung, zu erstellen

Checklisten Qualitätssicherung Bau (23.712.C)

Standbericht (23.018V) für Zwischenberichte und Abschlussbericht

Anforderungen

Grundlagen / Standards

Beschrieb der allgemeinen Grundlagen und Standards (Gesetze, Normen, Richtlinien, Gutachten für Nutzung, Technik, Umwelt, Behaglichkeit, etc.)

Konzeptionelle Anforderungen

Betriebskonzept

Raumprogramm

Gebäudeflexibilität

Statik (Nutzungsvereinbarung)

Raumklimabedingungen (gutes Innenraumklima, etc.)

Schadstoffe (Untersuchungen, Entsorgung)

Energiekonzept

Wärmeschutzkonzept (Dämmperimeter, sommerlicher Wärmeschutz, etc.)

Schallschutzkonzept

Raumakustik

Messkonzept

Konzept Potenzialausgleich

Beleuchtungskonzept

UKV, Netz und Telefon (DIIN)

Konzept Haustechnik

Brandschutzkonzept

Hindernisfreies Bauen

Erschliessungs- und Umgebungskonzept

Sicherheits- und Schliesskonzept

Beschattung und Sichtschutz

Material- und Farbkonzept

Möblierungskonzept

Gebäudebeschriftung

Wartungs- und Unterhaltskonzept

Betriebsoptimierung

Facility-Management Anforderungen

etc.

Technische Anforderungen

Elektro- und Gebäudekommunikationsanlagen

Wärme- und Kälteanlagen

Lüftungsanlagen

Dämmungen HLK-Anlagen

Sanitäranlagen

Liftanlagen

Sicherheitsanlagen

etc.

Anhänge

Funktionsdiagramm

SIA 112 Leistungsmodell, Phase 3 Projektierung – 5 Realisierung

E entscheiden, genehmigen, auswählen V verantworten, koordinieren, kontrollieren B bearbeiten, abwickeln, bemustern M mitarbeiten, beraten, kommentieren I Information ( ) fallweise	Baukommission	Kernteam
Projektleitung Bauherr	Projektleitung Betrieb	Projektleitung Nutzer	Projektleitung Bau
Bereich Leistung Bau
- Betriebliche Abläufe und Vorgaben	E	M	V/B	M
- PQM Lenkungsplan	(E)	V/B	M	M	M
- Informationskonzept	E	V/B	M	M
- Pflichtenhefte (betriebliche und nutzungsbedingte, technische, ökologische, energetische, organisatorische, finanzielle und terminliche Vorgaben)	E	V/B	M	M	(M)
- Vorabklärungen behördlicher Auflagen	V	M	M	B
PQM Massnahmen- und Entscheidungsliste	E/V	M	M	B
Vor- und Bauprojekt (Pläne, Baubeschrieb, Raumbuch, Raumblätter, Kosten, Terminplan, Konzepte, etc.)	E	V	M	M	B
- Baugesuchsunterlagen	E	V	I	I	B
- Botschaft und weiteres Vorgehen	E	V/B	M	M	M
- Ausführungsprojekt (Werk- und Detailplanung)	E	V	M	M	B
- Materialwahl / Bemusterung	E	V	M	M	B
- Betriebseinrichtungen / Ausstattungen	E	V	M	M	B
- PQM Prüf- und Kontrollplan	E/V	M	B
- Leistungsbeschriebe für Arbeiten / Lieferung gemäss BKP	V	M	I	B
- Submissionsverfahren / Submittentenliste	E/V	M	(M)	B
- Eignungs- und Zuschlagskriterien	E/V	M	(M)	B
- Vergabeverfahren und Vertragsabschluss (Lieferanten / Unternehmer)	E/V	I	I	B
- Projektänderungen	E	V	I	I	B
- Gesamtabnahme des Bauwerkes	E/V	M	M	B
- Integrale Tests- und Inbetriebnahmeprogramm	V	M	M	B
- Mängelbehebung	V	M	M	B
- Baudokumentation (Pläne, Beschriebe, Bauabrechnung, Gesamttermine, Flächen und Kostenkennwerte, Verzeichnisse, etc. )	E/V	M	M	B
- Garantieabnahme 2-jährige	V	M	B
Bereich Kosten
- Kostenschätzung / Kostenvoranschlag (inkl. Flächen und Kostenkennwerte)	E	V	M	M	B
- Kontrolle werkvertragsgemässes Einhalten der Kosten	V	I	I	B
- Soll- / Ist-Kostenvergleich und Kostenprognose	V	B
- Finanzrapporte / Baukostenjournal	E	V	I	I	B
- Rechnungsstellung / Rechnungskontrolle	V	B
- Schlussrechnungen Unternehmer / Planer	E/V	I	I	B
- Zahlungswesen (Baubuchhaltung)	V	B
- Bauabrechnung	E	V	B

E entscheiden, genehmigen, auswählen V verantworten, koordinieren, kontrollieren B bearbeiten, abwickeln, bemustern M mitarbeiten, beraten, kommentieren I Information ( ) fallweise	Baukommission	Kernteam
Projektleitung Bauherr	Projektleitung Betrieb	Projektleitung Nutzer	Projektleitung Bau
Bereich Termine
- Betrieblichen Terminvorgaben	V	B	B	(M)
- Terminplan / Meilensteine	E	V	M	M	B
- Terminplannachführung	V	I	I	B
- Kontrolle werkvertragsgemässes Einhalten der Termine	V	I	I	B
Bereich Betriebseinrichtungen / Ausstattung Bauherr
- Bedarfsermittlung Möbel / Einrichtungen / Geräte	V/B	M	M	I
- Bedarfsermittlung Informatik	I	V/B	V/B	(M)
- Pflichtenheft / Anforderungen	E	V	B	M	(M)
- Produktauswahl	V/B	M	M	(M)
- Submissionsverfahren	V/B	(M)	I	I
- Kontrolle werkvertragsgemässe Lieferung	V/B	(M)	I	I
Bereich Betriebskonzept
- Etappierungskonzept	E	V	M	M	B
- Betriebskonzept Umbau (Prozesse, Personal, Infrastruktur, Umzug, etc.)	E	V	M	B	(M)
Bereich Information / Öffentlichkeitsarbeit
- Standbericht	E	V	I	I	B
- Periodische Information Personal, Besucher	E/V	B	M
- Informationen an die Öffentlichkeit und an Dritte	E	V/B	M	M
Bereich Projektmanagement
- PQM Audits	E	V	B
- Planerhandbuch kantonale Hochbauten	V	B
- Plangrundlagen (Aufnahmen)	V	(M)	B
- Projektraum	E	V/B

Sitzungswesen

Sitzung	Teilnehmende V = Vorsitz P = Protokoll E = Einladung O = ohne Stimmrecht	Mögliche Traktanden	Rhythmus	Verteiler Protokoll
Auftraggeber	Protokollgenehmigung Allgemeine Information Stand der Arbeit Termine Kosten Projektänderungen Anträge / Entscheide Öffentlichkeitsarbeit Diverses	z.B. alle 6 Monate, je nach Phase und Absprache	alle Teilnehmer
Baukommission	Protokollgenehmigung Allgemeine Information Stand der Arbeit Termine Kosten Projektänderungen Anträge / Entscheide Öffentlichkeitsarbeit Diverses	z.B. alle 3 Monate, je nach Phase und Absprache	alle Teilnehmer
Kernteam	Protokollgenehmigung Allgemeine Information Stand der Arbeit Termine Kosten Projektänderungen Sicherheit / PQM Anträge an BK Diverses	z.B. alle 4 Wochen, je nach Phase und Absprache	alle Teilnehmer
Arbeitsgruppen	Je nach Bedarf	Je nach Themen
Nutzerteam	Protokollgenehmigung Info aus Kernteam und BK Stand der Arbeiten Termine Sicherheit / PQM Anträge Diverses	z.B. alle 4 Wochen, je nach Phase und Absprache	alle Teilnehmer PL Bauherr PL Betrieb PL Planer
Betriebsteam	Protokollgenehmigung Info aus Kernteam und BK Stand der Arbeiten Termine Sicherheit / PQM Anträge Diverses	z.B. alle 4 Wochen, je nach Phase und Absprache	alle Teilnehmer PL Bauherr PL Nutzer PL Planer
Planerteam	Protokollgenehmigung Info aus Kernteam und BK Stand der Arbeit Termine Kosten Sicherheit / PQM Anträge Diverses	z.B. alle 2 Wochen, je nach Phase und Absprache	alle Teilnehmer PL Bauherr PL Nutzer PL Betrieb
Bausitzung	Protokollgenehmigung Allgemeine Information Stand der Arbeit Termine Kosten Sicherheit / PQM Diverses	z.B. wöchentlich	alle Teilnehmer PL Bauherr

Adressverzeichnis

Funktion	Firma	Adresse	PLZ	Ort	Vorname	Name	Tel	Fax	Mobile	E-Mail

Dokumentenverzeichnis

Bezeichnung